AffinityDiagram类同图4


解决问题的技巧工作坊
    
    讨论内容
    问题的分类问题与决策的关系解决问题的模式个人与群体决策收敛与发散式思考的应用决策风格典型
    
    ?解决问题的工具与技巧-分析与定义问题的方法-寻找解决方案的方法-评估与选择方案的方法-落实方案的方法?信息科技在解决问题与管理决策的应用
    
    工作坊的几个基本假设
    做为一个中层管理人员:1.发生了一件引起你关注的事情。这件事情可能是由你的上司指出(或提出);也可能是你自己意识到一些异况的发生(或将会发生),而需要加以处理。2.对于发生的问题,你还没有充分掌握状况;造成问题的原因,还没有明朗化。3.这个问题不会自己消失,你必须寻找解决的方案。
    
    希望促进的能力
    危机处理策略性思考评估风险经营决策直觉与本能争取支持‘卖出’主意带动团队
    
    何谓‘问题’?
    
    请谈谈您‘背上的猴子’
    或
    分享您‘心中的愿望’
    
    问题的例子
    ?“公司的内部服务有待提高”“生产部门士气低落”“质量改善会议出席率欠佳”“对公司向心力低落”“主要客户决定取消定单”
    
    问题的分类
    ?简单vs复杂作业性vs策略性危机vs机会重覆性vs独特性个人vs集体紧急vs不紧急清楚vs模糊重要vs不重要看得见vs看不见
    
    问题的种类
    显著的问题对外的问题直接的问题单一的问题假定的问题形式的问题潜在的问题对内的问题间接的问题复合的问题真正的问题内在的问题
    
    问题=目标与现状的差距
    目标
    *应有的情况*希望的状态*期待的结果
    想要达到的程度
    差距
    已经做到的程度
    问题
    现状
    *实际的情况*目前的状态*未料到的结果
    
    问题类型之一
    ?已经形成的问题:发生型
    -问题所在,通常很明确-是“看得见的问题”-又分为“逸脱”与“未达”两种-例:核电厂爆炸;协和机坠毁;不良品增加5%;约定期已到,工作还未完成
    ?追究“为何变成如此?”找出原因,采用“原状恢复型”的解决方法
    
    逸脱问题
    实绩曲线
    未达问题
    预定曲线实绩曲线
    
    请举例说明在您工作岗位曾经或正在发生的此类问题
    
    问题类型之二
    ?谋求进步的问题:探索型
    -凭意识性及主观性创造出的差距-探究范围,除了原因之外,还包括目标-包括“改善”问题及“强化”问题-例:如何提高A产品的质量;能否加强现有的组织体系
    ?问“如何可以更好?”找出具有改善或加强的可能性之处
    
    您的部门或您个人是否曾经或正在尝试解决此类问题?请举例说明。
    
    问题类型之三
    ?预先设想的问题-设定型
    -以未来的某种环境变化为条件,把必须采取的新体制做为目标所在,来进行设想考虑的问题-为纯目标意向型问题;可分为“开发”问题及“回避”问题-例:“如果要把产品打入南美洲市场,必须具备那些条件?”“如果发生核子战,国家还要能够持续操作,必须具备那些体制呢?”;“如果油价升至每桶。。美金,也要使公司事业能够持续下去,必须做好那些准备?”
    ?问“如果。。则如何?”以找出达到所设定的全新目标,或避免可能面对的未来危险
    
    更多例子
    ?如果要使每一家人都有自己的房子?我们应该怎么做??如果再次发生类似的问题,我们怎么才能免受其害??如果人口继续老化,国家要如何解决老年人的医疗成本问题??如果我们的大客户发生变化。。。
    
    设定型问题
    目标导向
    开发问题回避问题
    创造问题(经营者)
    探求问题(管理者)
    原因导向
    探索型问题
    强化问题改善问题
    发生型问题
    未达问题
    逸脱问题
    看得见的问题(监督者)
    
    原因导向的问题
    应有的情况、状态或结果目标问“为什么?”;找出问题点;消除造成现状的因素差距现状不该有的情况、状态或结果问题
    
    目标
    问题
    现状
    原因
    对策
    
    目标导向的问题
    希望/期待的情况、状态或结果目标差距现状现有的情况、状态或结果问题
    问“如何?”或“如果..则如何?找出改善方案、创意点子;创造达成目标的条件
    
    您所带来的问题是属于哪一个类型的问题?
    
    三个案例
    ?第一类:一间货运公司的问题?第二类:开发科技的内部服务文化建设?第三类:一间新加坡培训公司的例子
    
    案例1:YWY货运公司
    YWY公司管理层在今年第二季度的公司业绩检讨会议上,发现客户的满意度已经连续第二次下降。在这季度,客户对公司的满意度从84滑坡到81(100为满分)。公司外部客户的满意度在去年虽然稍有下降的趋势,但总体还算相当平稳,并且保持在公司定下的指标85之上。但是在上一个季度,满意度却从86点下跌到84点。这个跌幅引起了管理层的重视,各部门主管也因此被指令注意自己部门的服务。然而,满意度的跌势并不因此受到控制,为此公司决定成立一个跨部门的5人专案小组,针对此问题进行系统的分析并加以解决。
    
    案例2:开发公司内部服务的改善
    为了建立公司的服务文化,开发公司自1999年末开始在公司内部进行了提高服务质量意识的调查与培训。在2000年6月,公司再进一步收集了部门经理及工程技术人员对公司服务质量文化现状的看法。根据有关调查所收集的资料,公司准备成立一个专案小组,研究如何深入推展公司服务文化建设。
    
    案例3:建立新中培训学院
    新加坡政府为了加强其对市场的反应能力,决定分阶段改组属下机构以加强其竞争力。在这个大前提下,新加坡一间负责推广生产力与质量的半官方机构准备在2001年将机构企业化,并争取在三年后将新公司上市。公司高层设立了不同的工作小组探讨各个市场机会,其中一个小组的工作是研究以中国为对象成立一个教育培训中心的可行性。
    
    解决‘问题’之前
    ?现状与目标有差距吗?-差距可以测量吗?-差距须要纠正吗??问题的紧急性(危机)及重要性(机会)??是否已经具备所需的资源??在你的影响范围内?
    
    解决问题的技法
    个人技法与团体技法定量技法与定性技法发散式技法与收敛式技法解决问题不同阶段的技法
    
    个人技法
    ?Mind-mapping思维导图法?ForceFieldAnalysis力场分析法
    
    例:思维导图
    
    团体技法
    Brainstorming脑力激荡法Synectics综摄法AttributeListing属性列举法MorphologicalAnalysis形态分析法CheckList检核表法Fishbone因果(鱼骨)图法
    
    定量与定性技法
    直方图柏拉图决策树控制图力场分析法逆向思考法核心集体面洽法笔记收集法
    
    发散与收敛思考
    分析性逻辑性独一或少数的答案垂直的创意性想象众多的点子或答案横向的
    
    这个家庭共有多少人?
    ?1个祖父1个祖母2个爸爸2个妈妈4个孩子3个孙子1个哥哥?1个姐姐2个妹妹2个儿子2个女儿1个‘公公’1个‘婆婆’1个媳妇
    
    昆明世博会筹划委员会考虑如下问题:
    “如何吸引更多国内外旅客到昆明参加1999年的世博会?”
    
    解决问题模式
    意识到问题的存在
    执行决策与评估
    确定与定义问题
    拟订行动计划
    寻找可能解决方案选择最佳方案
    
    解决问题六步模式
    步骤
    解决问题的动机注意点
    1.意识到问题的存在
    问题的征兆
    ?上个季度销售额下降了20%?生产成本超过预算30%?供应商连续2个月延迟交货?老板整个早上板着面孔、一话不说?我已经三个晚上睡不好?收集资料-问、听、看
    问题意识
    认识差异的存在主动发掘差异
    
    缺乏问题意识的征兆
    ?“我们的公司没有问题”-缺乏危机感?“好象有什么问题,却不清楚问题出在哪里?”-对目标或现状了解不清?“反正大家都是这样。。,何必为这事伤脑筋?”
    
    问题意识-装置警铃
    ?一间金融公司的例子‘慢火煮青蛙’的启示太空穿梭机的惨剧BillGates的神经系统24小时升空的全天候侦察机
    要点:收集资料、收集资料、收集资料!
    
    您是怎么‘意识’到您的问题的?
    
    问题意识的培养
    ?迫切感目标意识-使命感资讯感受与处理能力(整合能力)对不调和状态的认知能力扩大视野主动探求发掘问题学习与掌握解决问题的方法
    
    提高问题意识的具体方法
    ?拉长‘天线’
    -走动管理
    -‘内部串门’-走(电)访客户
    ?自我检查(看镜子)-内部调查?设立问题警报系统?出席讲座会、展览会、交流会(网上网下)
    
    您的资料、情报、动机是如何得来的?
    
    有关问题的‘情报’收集
    事实?看法?想法?感觉?谣言?真相、真正的真相、推定出来的真相事实、真正的事实(瞎子摸象的故事)直接性情报、间接性情报您的资料是哪一种?是如何得来的?
    
    发掘问题-描绘出问题的全图
    ?见林不见树综合论、抽象论e.g.“我们公司非常糟糕”,“干部很不象样”,“员工没有干劲,缺少活力”?见树不见林“河流下游清垃圾”?见树又见林
    
    收集资料的定量型工具
    BarChartChecksheetHistogramLineGraphPieChartParetoChart
    
    BarChart
    ?将数据系统整理后方便比较与观察
    
    Checksheet
    ?有目的有次序的收集整理数据的一种方法
    月份
    分行
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    北京上海南京
    总数
    
    Histogram
    帮助分析数据分布的情况
    次数
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    处理客户投诉的反应时间(天)
    
    LineGraph
    ?描绘一个变量(如某程序的产出)在一段时间内的变化情况(趋势)
    1009080706050403020100
    1stQtr2ndQtr3rdQtr4thQtr
    EastWestNorth
    
    PieChart
    1st2nd3rd4th
    QtrQtrQtrQtr
    展示所收集的数据间的分配与比例
    
    ParetoChart柏拉多图
    根据资料的数量大小依次排列以突出重要因子
    次数
    18
    7
    52
    原因1
    原因2
    原因3
    原因4
    
    在公司,我们是如何应用这些工具的?
    它们是否发挥了应有的作用?为什么?
    
    收集资料的定性型工具
    1.IdeaBit(设想卡法)2.笔记收集法
    
    设想卡
    ?由CarlEGregory首先提出,用于记录思考内容的方法?5X10厘米的卡片或彩色纸片?每一张卡只记录一个设想或数据?优点是方便携带,可随时增减数据或设想,既可以收集和检索,又可以归纳,使用时非常方便
    
    设想卡用来记录的信息
    ?突然涌现的想法由会话、读书、观察、听觉产生的设想以及?注意到的要点?从闲谈中得到的信息从脑力激荡法等会议?中得到的灵感?有关行动计划的基本?设想?用于分析问题的各种课题从“大脑的闪念”中产生的设想发现数据存在的场所意想不到的偶然事件各种类的数据警句
    
    笔记收集法
    由JWHaefele发明的集体创造技法程序具体开展的方法如下:
    1.2.3.4.5.决定主题决定主持人和参加者向参加者分发封面写有主题的笔记本每个参加者将自己的设想等写在笔记本上一段时间(可长可短,视需要而定)后,由主持人收集笔记本,并对各人所写的重要部分进行归纳整理6.参加者可以查看他人或经过整理的笔记7.最后,全体成员参加讨论
    
    笔记记录的内容
    ?解决问题所需的设想?与问题有关的设想?与问题没有直接关系,但可能有关的设想?有意义的事实和资料?新的类推?对新的质询作出新的答案等等
    
    其他常用的工具
    ?面谈(Interview)调查表(Survey)发散图(ScatterDiagrams)控制图(ControlCharts)抽样(Sampling)
    
    收集资料
    1.参考上述的三个案例,讨论应该收集的资料,及可以采用的工具2.针对您所带来的问题,您是否已收集了有关的资料,您所采用的工具有哪些?
    
    收集资料的检核表
    ?问题是什么??要解决问题需要什么样的资料??资料是否可以获得?
    若有,是谁拥有资料?要如何才能得到资料?
    ?是否要自己去收集资料
    若是,会用什么方法?为什么用这方法?由谁去进行?时间及金钱上是否有制约?
    ?所要获得的资料是否与问题有关并且有价值??会如何去分析所获得的资料??会用此资料做什么??何时会应用此资料??会如何把此资料呈交给有关决策者?
    
    案例一
    脑力激荡法-找很多可能的原因类同图/鱼骨图-把原因归类焦点小组Pareto图
    
    解决问题模式
    意识到问题的存在
    执行决策与评估
    确定与定义问题
    拟订行动计划
    寻找可能解决方案选择最佳方案
    
    解决问题六步模式
    收集问题的情报步骤
    2.
    确定与定义问题
    了解问题之后
    找出问题点
    ?
    分析资料-写、画、想假设、求证征兆、原因确定问题的技巧定义问题的“则”与“戒”
    鱼骨(因果)图
    
    分析/发掘问题的方法/技巧
    资料整理/因果分析:1.WH法;WhyMethod(Why法)2.Force-FieldAnalysis力场分析法3.AffinityDiagram类同图4.FishboneDiagram鱼骨图5.RelationsDiagram关系图6.MatrixDiagram矩阵图7.FaultTreeAnalysis故障树分析法
    
    确定问题:4W与1H
    Theproblemis问题是…What什么?Where何处?When何时?Who何人?Theproblemisnot问题不是…
    How如何?
    
    例子:死鱼的问题
    
    死鱼的问题
    问题是…什么?何处?问题不是…
    何时?
    何人?如何?
    
    Why?法
    ?通过‘打破沙锅问到底’的重覆追问,可以帮助决策者更全面的思考问题的各个层面?可以用这个方法帮助我们寻找问题的‘根’(真相);也可以帮助我们重新定义问题
    
    如何才能减少工伤事件
    为什么我们要减少工伤事件?为使我们的员工不会受到伤害如何才能使员工不受伤害?为什么要使员工免受伤害?为使他们能够顺利完成工作如何才能使员工顺利完成工作
    
    如何才能减少工伤事件(续)
    ?为什么要使员工顺利完成工作?为使公司能够赚钱如何才能使公司赚钱?为什么要使公司赚钱?为国家经济作出贡献如何才能为国家作出贡献。。。。。
    
    ModemBoardsfailmorefrequently
    ?Why?:Theedgeconnectorsbecomeloose?Why?:Wecan’tfitthemaseasilyasbefore?Why?:Theyareslightlybigger?Why?:Theyarefromadifferentsupplier?Why?:Theywerecheaper
    
    力场分析法
    ?由KurtLewin首创,特别适用于与行为有关的问题分析与诊断?所谓‘力场’就是力量之场。此方法把某一状况(问题)看作是因正负两种力量的作用而处于平衡状态。如果要改变现况(解决问题),可以通过减少负力,或增加正力(以不会增加反作用力为前提),把现在的状态带入新的平衡状态
    
    力场分析法进行步骤
    1.了解现状与确定应有(或期望)的状况2.找出促成目前平衡状态的各种正负力量(可通过脑力激荡法得到后再加以分类)3.对各力进行评估-改变的难度与产生的效果(对改变现状的影响力度)4.决定进行改变负力(或增加正力)的先后次序及行动方案
    
    例:引进TQM的力场分析
    (+)作用力
    被兼并的危机盈利的减少不满的客户偏高的员工流失率认识TQM的好处‘落后’的公司形象
    (-)作用力
    独断式管理缺乏工作保证没有所需技能各自为政的部门怀疑的心态强调产量的奖赏
    平衡状态
    
    开发的服务文化建设
    请尝试对此问题作有关的力场分析
    
    AffinityDiagram类同图
    ?为收敛式集体思考技巧,一般用在帮助整理零散的资料?可用在脑力激荡之后,鱼骨分析之前?例:请列出您认为企业经营者必须注意管理的东西
    
    脑力激荡的结果
    资本回报市场份额客户服务培训员工报酬自动化债务人流动渠道目标市场促销活动盈利生态保护产品组合资本成长质量保证销售额固定资产成长定价组织结构公共关系
    
    类同图
    财务
    营销/销售
    生产/制造
    策略经营因素
    人事
    
    因果分析图法
    ?着眼于成为问题的结果和被认为对其产生影响的原因的两个方面,并用鱼骨图来表示原因和结果的相互关系,以便抓住问题的关键并解决问题。程序:1.选择作为问题的‘结果’2.列出影响结果的原因(大骨、中骨、小骨等)3.整理分析因果关系4.突出主要原因
    ?
    
    RelationsDiagram关系图
    ?适合在个人或团体解决问题时应用的技法?在界限并不分明或关系不是单纯的因果关系时,可以弥补类同图及鱼骨图的不足?当问题牵涉到个人活动及集体单位的层面时,关系图发挥的作用更大
    
    MatrixDiagram矩阵图
    ?个人或集体都可用的技法?是采用行和列的矩阵这种网络来掌握分析复杂的多维问题,由此而掌握各个要素间的相互关系,从而解决问题的思考方法?根据情况及需要,矩阵图有L型,T型,Y型及X型各种
    
    L型图:足球联赛胜负表
    AAB5C4D6胜15
    BCD
    败
    786
    21
    2103
    18
    94
    182217
    8
    1419
    试分析情况并考虑B队要取得最后胜利的战略
    
    结果结果结果结果结果
    12345
    原因1231234561234
    8137113
    T型矩
    征兆
    程序
    程序1
    456
    7891011总关系和强度
    133144681210916强中弱
    分数
    阵
    程序2
    步骤步骤步骤步骤步骤步骤步骤步骤步骤步骤
    3
    21
    总和612495499101313
    
    故障树分析法
    ?60年代,美国运用此技法来推测“洲际弹道导弹”计划发生故障的原因?此法采用符号表示各事件间的因果关系,并且根据高低位的关系,用树状表现原因之间的系统,从而使推断逻辑具有客观性?首位事件:发生而想要解决的故障或最后不希望发生的事件
    
    所用的逻辑符号
    Event符号:表示观察或推断的事件
    BasicFailure符号:被看作是最后原因的事件
    And符号:高位事件在低位的双方事件发生时的情况Or符号:高位事件在任何一个低位事件中发生的情况
    
    熄灯的故障树分析
    熄灯or
    电流不通断电
    or
    关掉开关
    or
    短路
    停电短路器开动
    寿命
    电流不正常
    or
    and
    
    “问题”与“问题点”
    ?问题发生后,或问题明确化之后,所找出来、并可以采取对策加以处理的原因,称为问题点。?例子:问题是胡乱驾驶,还是交通事故?问题点又是什么?
    
    案例1:定义问题
    问题的认识
    在过去一年,公司客户的满意度从本来的89点跌落到81点
    需要解决的问题
    找出造成客户满意度滑坡的主要原因,并在6个月内,将满意度恢复到原来的水平。
    
    一些错误的问题定义
    ?“竞争者的广告攻势,加上我们近来的产品问题,造成客户满意度下滑。”(ImpliedCause)
    ?“公司的产品选择过程需要加以检讨.”(ImpliedSolution)
    ?“公司广告宣传的策略应该集中强调大部分顾客对公司产品的满意感.”(ImpliedSolution)
    
    找出问题点
    考虑重点可用的技巧/方法
    探讨与确认造成问题的可能问题点
    时可以考虑应用的技巧与工具:
    脑力激荡法;力场分析图,以及其他分析工具如质量控制图,CheckSheets(检查表)等。
    因果分析(鱼骨)图
    
    分析问题
    ?小组先‘脑力激荡’造成问题的可能原因(PotentialCauses)?利用类同法把问题分成4大类,并将结果制作成鱼骨图
    
    YWY公司问题解决小组鱼骨分析结果
    Product产品Promotion促销
    错误的广告信息
    质量问题产品过时产品线过于狭窄广告力度不够
    客户满意度下降
    目标的冲突与矛盾送货太慢
    经销商不够承诺感经销商的利润太高经销商没被激发
    产品开发
    客户的投诉没有尽快解决时间太长客户的投诉没有得到满意的解决
    Place渠道
    Processes程序
    
    分析问题(续)
    ?小组利用这鱼骨图中所列出的可能原因,进一步找寻最可能的原因(MostLikelyCauses)?小组进行了一序列的焦点访谈,从客户的反馈,把各可能原因被指出的次数绘制成柏拉多图,从中找出3个最可能的原因?小组再采用Why?法,以找出真正的问题点
    
    确定最关键的问题点
    要点可以采用的工具
    可以利用如柏拉多图
    35
    Teamconsensus(集体一致决定)等方法找出造成目前问题最重要的问题点
    302520151050123
    柏拉多图
    
    柏拉多图分析结果
    原因1:客户投诉没有得到圆满的解决
    3530252015105
    原因2:客户问题没有尽快得到解决
    0
    1
    2
    3
    原因3:客户对产品的质量不满
    
    找出最关键的问题点
    要点可用的工具Whys重新分析造成问题的各个主要原因不妨连续的问“为什么”?1.WHY?为什么
    2.WHY?为什么3.WHY?为什么4.WHY?为什么
    5.WHY/为什么
    
    追根究底找出问题的原因
    原因1
    没有圆满解决客户问题
    原因2
    没有尽快解决客户问题
    原因3
    客户对产品质量不满
    Because...Because...Because..Because...Because...
    Because...Because...Because...Because...Because...
    Because...Because...Because...Because...Because...
    
    原因1:客户投诉没有得到圆满的解决
    为什么?因为客户工程师与技术支援缺乏沟通又本身又没有接受最新产品的训练
    为什么?因为客户工程师缺乏所需的技术资讯与支援
    为什么因为许多客户工程师对技术知识的更新没有兴趣
    为什么?因为最近两年公司招聘与培训重点偏于人际能力
    为什么?因为公司以客户为中心的策略强调加强与客户的关系
    
    原因2:客户问题没有尽快得到解决
    为什么?因为客户服务工程师不能处理技术问题
    为什么?因为从技术支援人员处得到资讯需时太长为什么?因为技术支援人员并不重视客户服务
    为什么?因为管理层并不知道这是一个管理重点
    为什么?因为公司管理层并没有把技术支援列为重点考虑
    
    原因3:客户对产品的质量不满
    为什么?因为生产部门没有得到客户对产品问题的投诉为什么?因为缺乏完善的市场反馈系统
    为什么?因为产品的设计与生产有问题
    为什么?因为客户服务人员与产品供应者缺乏有效的沟通
    为什么?因为管理层不知道这会造成问题
    
    问题点确定
    ?客户服务人员的征聘与培训倾向于人际关系的能力,而忽略了产品与技术方面的知识?能够协助客户解决问题的技术支援人员并不重视客户问题?管理层并不知道这些因素已造成严重的客户不满?缺乏有效的反馈系统以帮助生产制造部门
    
    确定与定义问题-总结
    发生型问题1.认识差距-整理及分析资料2.定义问题(含需要达到的目标与期限)3.确定问题点(造成问题的主因)探索型问题1.提出需要改善(强化)的地方2.拟定量化的目标3.定义问题(含需要达到的目标与期限)4.确定问题点(主因)
    
    案例2:深圳开发文化建设
    根据所收集的资料,假设提出所要改善的问题为:“如何才能提高员工提出服务改进建议的百分比”
    
    确定与定义问题
    ?服务文化建设工程项目:提高服务改进建议的参与率?拟定量化的目标:现有的数据?标杆??定义问题:例如-到2000年底,将服务改进建议的参与率提高到xx%-到2000年底,将服务改进建议的数目增加到每一个月xxx个?确定问题点
    
    确定问题点
    ?找寻可能‘原因’可以采用的方法:-力场分析法-脑力激荡法-鱼骨图法?确定问题点可以采用的工具-调查表-焦点访谈
    
    奖赏/认可
    没有提交简单的提议部门经理无奖赏权不同意对提议的评定不称职的评估者
    高层不无意见有限的奖重视缺乏宣传可提赏与认可不受不知道鼓励高层可以提议没有提议不重视的激励参与率不知如何提议没有执行提议没有提交建议高层不重视
    提议的意识
    不理想
    太久才得到反馈
    提议评定及执行
    提议的程序
    
    问题点的确定
    问题点调查结果
    78%员工希望从直属部门经理无奖赏权上司处得到奖赏80%的员工希望看到没有执行改善建议自己的建议得到执行
    高层管理不重视
    37%员工不知如何呈交服务改善建议42%认为反馈时间太长
    
    解决问题模式
    意识到问题的存在
    执行决策与评估
    确定与定义问题
    拟订行动计划
    寻找可能解决方案选择最佳方案
    
    解决问题六步模式
    寻找可能解决方案步骤
    3.寻找可能解决问题的各种方案
    步骤要点
    扩散性的思维方式
    切忌过早评估各种可能的点子想法或方案重量不重质的尽量把可以进一步加以考虑的东西罗列出来脑力激荡法
    
    寻找方案的方法/技巧
    脑力激荡法;Philips66法默写激荡法:635法;Brainwriting法Checklists检核表AttributeListing属性列举法MatrixDiagram;SAMM法MorphologicalAnalysis形态分析法HypotheticalSituations假想构成法Bionics仿生学法
    
    脑力激荡法
    ?两个基本原则
    –延迟判断–量变引起质变
    ?四条基本规则
    不做任何有关优缺点的评价欢迎‘自由奔放’追求设想的数量巧妙利用/改善别人的设想(搭顺风车)
    
    脑力激荡法
    主题?会议前两天主持者?严格遵循四条规则?保持会议的热烈气氛?鼓励全体参加者的参与记录员?1至2人参加者?5至10人?不同背景;不是‘专家’或‘领导’时间?1至2小时设想/点子评价?‘冷却’后
    
    Phillips66法(蜂音会议)
    ?由J.D.Phillips在一次讲演会上临时发明的集体思考法?将一个大集体分为每组6人的小组,针对一个主题(如:怎样把黑板擦改进得更好?),进行6分钟的脑力激荡?各小组得出结论,报告结果?对全体出席者提出报告,再由全体成员进行讨论或对设想进行评价
    
    方法的运用
    大组场合时间有限根据大组人数可适当调整小组人数小组需有一主持人及记录员讨论时间也可根据小组人数做适当调整尽量保持‘非正式性’以鼓励自由奔放的建议气氛
    
    脑力激荡竞赛
    ?
    试脑力激荡这个铁吊衣架的不同用处
    时间:10分钟
    
    默写激荡法
    ?类似于脑力激荡法的群策群力的集体出设想、方案的方法?针对主题,小组成员以不通过口头讨论的方式将自己的设想写在纸上?遵循脑力激荡的原则,成员们在规定的时间内尽力提出最多的方案?根据具体进行的方式,又可区分为:PinCard法;BrainwritingPool等
    
    默写激荡法
    
    练习
    如何加强公司部门间的合作?
    
    优缺点比较
    脑力激荡法好处:?‘顺风车’?分工使组员专心出主意坏处:?主持人技巧为关键?较内向者有拘束性?个别风头较健者影响大局默写激荡法好处:?平等参与?没有不需要‘熟练’的主持与记录员坏处:?时间‘压力’?可能重复?‘顺风车’效应较有限
    
    寻找方案的方法/技巧
    脑力激荡法;Philips66法默写激荡法:635法;Brainwriting法Checklists检核表AttributeListing属性列举法MatrixDiagram;SAMM法MorphologicalAnalysis形态分析法HypotheticalSituations假想构成法Bionics仿生学法
    
    635法
    ?为德国人引进脑力激荡法后配合其国民性改进而成的一种默写激荡法?此法由6个人参加,每人在5分钟内提3个设想,故称635法?开始时首先由会议主持宣布议题,并对到会者提出的疑问进行解释。之后给每人发设想卡,卡上标上1、2、3。。编号?进行时到会者在5分钟内在设想卡上写下自己的3个设想,把自己的设想卡传给右边的成员,同时从左边成员接过他的设想卡,从他的设想中得到启发,再写下自己的3个新设想?利用此法,在30分钟后,可以得到108个设想
    
    Osborn的检核表法
    是否有其他用途?是否可以借用/模仿?是否可以修正/改进?是否可以扩大/增加/延长/提高/增值是否可以缩小/减少/微型化/浓缩/省略??是否可以替代-材料/工序/方法/场所是否可以重组/重新排列/布局/因果倒置/改变步调/改变日程是否可以前后/上下颠倒;正负替换是否可以组合/统一?
    
    产品创新的应用
    ?可否将产品的形状、制造方法、颜色、声音、味道等加以改变?能否将现有的产品用到其他领域?能否在现有的产品中,引入其他创造性设想?能否在现有的产品的基础上略加创造,使它增加功能?可否将现有的产品缩小体积,减轻重量或分割化小?能否用其他材料代替原有的产品?能否将现有的工艺进行颠倒?能否将几种产品组合在一起
    
    检核表的优缺点
    ?方便使用?具有‘提醒’与‘刺激’的功能
    
    练习
    参考案例三,试用635法及Osborn的检核法,建议一种能够符合中国市场需求而又有特色的新型培训学院
    
    属性列举法
    ?由RPCrawford所提倡的一种分析问题以及刺激创意火花的技法?要点是:“如果问题区分得越小,就越容易得出设想”,以及“各种事物都有其属性”?可用在改良产品:先列举产品属性,再检讨导入新技术的可能性?或产品开发:如水壶,钟表,铅笔,烟灰缸等
    
    属性列举法程序
    ?将考虑对象的特征或属性全部罗列出来。例如,把一台机器的所有组成零件,各零件的功能,特性,及与整体的关系如何,全部列举及记录下来。?分门别类加以整理。按a.名词的特性:性质、材料、整体、部分、制造方法等b.形容词的特性:颜色、形状、感觉等c.动词的特性:有关功能及作用的性能3.在各项目下试用可替代的因素加以置换,引出具有独创性的方案
    
    例子
    ?用属性列举法设计新式的茶壶
    
    SAMM法
    ?为Sequence-Attribute/ModificationMatrix,为属性改善排列矩阵法的缩写?此技法是利用矩阵法,将奥斯本的检核表法与属性列举法两者的优点组合在一起而成
    
    SAMM法图表
    改良检核表除扩外代再大缩替排小修列组正分合割属性(现状)
    属性1属性2属性3属性4属性5
    
    螺丝刀的改进
    利用属性列举法,列出螺丝刀的属性:?园棒状的钢铁制成的轴?木制的手柄?契子型的前段?可以用手进行操作?供旋转和拧转之用
    
    SAMM法图表
    改良检核表除扩外代再大缩替排小修列组正分合割属性(现状)
    圆形钢铁轴木制手柄契型前段人力操作
    通过旋转拧螺丝XX
    X
    XX
    X
    X
    
    得到的改进方法
    ?把轴改成六角形,用钳子夹住也可以拧螺丝?用塑料制作手柄?使前端可以替换,以便有多种用途?利用电动进行操作?采用使压力变换成拧转力的机构
    
    形态分析法
    ?F.Zwicky于1957年发明,用在机械工程领域的一种创造技法?此法是把需要解决的问题,当作由几个独立的构成要素组合而成,并用图表方式来表示。这些独立要素分别成为形态图表的轴心。?例:如何“通过装有动力的运输工具,把某物从A地转移到B地。”
    
    思考新交通手段
    乘客的乘车状态:站着、坐着、躺着、靠着、吊着、。。。交通工具的运行方法/媒介:航空、水路、道路、轨道、浮上、地下。。。原动力:电力、蒸气、汽油、原子力、风力。。。
    
    交通工具的组合分析图
    32动力源
    1
    移动媒介运工输
    具
    
    假想构成法
    ?此法为美国麻省理工学院的J.Arnold为激发参加他所主讲的‘创造工程’课的学生的创造性而发明的创造技法?此法对需要解决问题的人们设定一种与现实世界各种条件有着相当距离的假想世界和各种条件,然后在这种假设状况下,考虑相应的解决方法?例:假设。。(环境)请设计。。
    
    仿生学法
    ?人们从生物界得到灵感,再将其用到解决问题(如发明新产品)上?可定义为:“为解决技术上的难题而应用生物系统知识的学问。”?伦敦的供水系统是在对动脉与静脉进行研究后根据其原理进行施工的-其用水量是纽约的1/4?其他例子:响尾蛇导弹(热检测装置);雷达(蝙蝠的测距装置)等
    
    寻找可能解决问题的方案
    先扩散后收敛
    A.尽量罗列可能解决问题的方案
    B.把一大把方案整理筛选成可以处理的数目
    
    集思广益的思考方法
    要点
    ?有没有过早下判断有没有尝试从自己的经验中解放出来可以借用其他人的想法、念头作跳板吗有没有过早打退堂鼓,而没有‘绞尽脑汁’提出更多的可能方案?
    大家一块动脑筋
    脑力激荡法
    
    案例一:可能解决方案
    ?培训客户服务人员?技术人员定时提供客户服务?将两组人员放在同一部门?由客户服务人员提供简单技术服务?设立技术服务热线?要求服务人员具有技术知识?增聘具有技术知识的服务人员?将服务工作外包?在客户服务部增聘技术人员?设立‘技术与服务’工作小组?管理层轮流到服务部门工作以了解情况?在产品开发流程中加入客户反馈?在技术人员的职责中强调客户服务?定期检查服务人员的技术知识
    
    从“外围赛”选手中选出“正赛”选手
    要点
    “循环赛事”
    Sol.A
    Sol.B
    Sol.C
    Sol.D
    从一长列的可能方案中进行一对一的较量把可能方案减短至4至6个可以进一步考虑的方案
    Sol.ASol.BSol.CSol.D
    BBCDBD
    CB
    DDC
    C
    淘汰方阵
    
    进一步淘汰后的方案
    ?培训客户服务人员设立技术服务热线由客户服务人员提供简单技术服务要求服务人员具有技术知识在技术人员的职责中强调客户服务
    
    案例2-可能解决方案
    ?将奖赏员工权力下放-让部门经理及工长参与激发下属的过程?扩大改善建议的定义-使小范围或局部的改善建议也受到认可?使负责评估的上司人员负责推动被接受的改善建议-建立及时的实施程序;给有关的人员提供必要的培训?征求高层的支持与重视-由总裁平台:澳门葡京娱乐 -公文支持此项运动及出席庆祝、奖赏大会
    
    解决问题模式
    意识到问题的存在
    执行决策与评估
    确定与定义问题
    拟订行动计划
    寻找可能解决方案选择最佳方案
    
    解决问题六步模式
    步骤4.选择最有‘潜力’的方案步骤要点可以采用的方法
    评估表
    制约/目的方案方案方案
    选择最佳方案
    根据必须遵守的制约条件及要达到的目的采用收敛式的思考技巧/工具从众多的方案中选择出最佳方案
    
    选择方案-决策过程
    ?此步骤的主要目的是从众多的可能方案中找出一个‘最佳’方案-能够真正达到解决问题的方案?此步骤需要同时用到‘扩散式’思维方式(拟定评估标准)及收敛性思维(淘汰最后方案之外的所有其他方案)?在此步骤也可能需要评估、调整、比较及改善在此步骤前所得到的各个方案
    
    评估标准
    ?评估标准的拟定能够帮助决策者客观的比较各竞争方案的强/弱点?在设定评估标准时,决策者需要认真全面的考虑各种重要的因素?若初选得到的可考虑方案太多,可以采用两种评估标准来协助决策:1.首轮采用‘must’(必须达到)的标准淘汰不达标者2.此轮才采用‘wants’之类的标准来比较筛选最理想的方案
    
    评估方案的方法/技巧
    ?ReverseBrainstorming反向脑力激荡法StickingDots颜色点法Advantage-Disadvantage优缺点比较法Castle技法IdeaAdvocate想法倡导者法WeightingSystems权数法ElectronicVoting电子投票法
    
    ReverseBrainstorming反向脑力激荡法
    ?HotpointCompany首先使用的集体技法?此法用来发现一个方案的各种可能被忽略了的弱点;或执行一个方案时可能遇到的问题?此法进行的方式类似传统的脑力激荡法,唯所注重的不是点子,而是缺点
    
    技法进行方式
    ?将所要解决的问题及被评估的各个方案列出来?采用脑力激荡法的原则,组员针对每个被评估的方案顺序进行‘炮轰’,直至无法再找出更多的缺点为止以上?利用传统脑力激荡法,针对被指出的缺点,尝试寻找解决方法?经过以上程序后、最少缺点的方案为‘优胜’方案
    
    StickingDotsMethod颜色点法
    1。将被评估的各个方案列在墙/板上2。根据方案数目,分发方案总数的10%左右的不同颜色点(粘性纸)给每个组员3。组员根据自己的判断,将颜色点(可以多过一个)粘在自己‘喜欢’的方案旁边4。将得到最高‘票数’的几个方案作进一步的分析/比较或加以执行
    
    Advantage-Disadvantage优缺点比较法
    ?个人技法;常用在初阶段的方案评估?为每一个方案准备一张表,表中分三栏目:评估标准;优点;缺点?根据评估标准,给每一个初选方案打分(将‘勾’放在优点或缺点一栏中)?比较各方案得分,最多优点者被选入下一轮的评估
    
    考虑地点1:新加坡
    评估标准优点缺点
    天气薪金住宿条件学校升迁机会公共交通税率娱乐工作负担
    
    Castle法
    ?由DerekCastle首先提出,O’Rourke推广于选择方案?此方法适用于团体无法达致一致性结论而决策者需要有关人员在执行时的支持?此方法也可以协助提高最后所采用的方案的质量
    
    技法步骤
    ?定下时间顶限(如1小时)?提醒组员在选择方案时用三个选择标准1.Acceptability可接受性2.Practicality实用性3.Originality原创性?根据考虑的方案/点子的数目给组员选票?顺序考虑每个方案,组员可票支持或反对(每个人对每一个方案只有一票),进行时不准作任何讨论?根据票数,选出最高票的两个方案,请组员将它们‘合并’为一个新的方案
    
    IdeaAdvocate想法倡议者法
    ?为BattelleInstituteofFrankfurt采用的一种群体决策技法?此法的特点是为每一个竞争方案指派一个倡议者,由此人为该方案争取支持者?此法能帮助组员在选择方案之前对每一个竞争方案有更详尽的认识
    
    技法步骤
    ?将已得到的竞争方案列出。为每一个方案指派一个倡议者(同一个人可同时作不同方案的倡议者?依次考虑各方案,由有关的倡议者为之作‘游说’工作,希望通过倡议者对该方案所提出的优点,使他人接收其为最佳方案?在考虑所有竞争方案后,组员再进一步选出最后大家认为最佳的方案
    
    评估方案的方法/技巧
    ?ReverseBrainstorming反向脑力激荡法StickingDots颜色点法Advantage-Disadvantage优缺点比较法Castle技法IdeaAdvocate想法倡导者法WeightingSystems权数法ElectronicVoting电子投票法
    
    WeightingSystem加权法
    ?此法为优缺点比较法的延伸;适用于评估标准的重要性不一样时?在优缺点比较法的基础上,根据各评估标准的重要性(主观的决定)给予相应的权数(从1到10,越重要就给予越高分)?依次考虑各竞争方案,对每一个评估标准也给该方案打分(也是从1到10);再将该分数乘上相应的权数,即为方案在该评估标准的得分?将所有评估标准的得分加起来的总和,即为该方案的总得分?总得分最高的竞争方案当选为最佳方案
    
    选择一份新的工作
    评估标准天气薪金住宿条件学校升迁机会公共交通税率娱乐工作负担总得分权数
    工作1得分总分
    工作2得分总分
    
    ElectronicVoting电子投票法
    ?由德国BatelleInstituteofFrankfurt提倡?每个参与决策组员面前都有一个数字键盘(1到9)?针对每一个竞选方案,组员按动自己所打分数的数字键?如果组员所打分数出现明显的分歧,决策小组必须针对分歧进行讨论以明确分歧的原因后再重新投选?最后得分最高的方案中选
    
    YWY货运公司案例:选择最佳方案
    3步曲
    A.决定衡量标准(Criteria)及相应的权数(Weights)
    B.计算各入选方案的分数C.选出最高得分的方案
    
    决定衡量标准与相应权数
    要点可以采用的方法
    衡量标准与相应的权数可能是已经预先制定,也可能需要在这个阶段确定这些标准与权数将决定最后的‘胜利’归哪一个方案
    脑力风暴法
    
    YWY货运公司解决问题小组所决定的选择标准
    衡量标准
    执行的易度成功的可能性
    相应权数
    20%20%
    解决方案的有效性
    实行时可能遇到的阻力合计
    50%
    10%100%
    
    竞争方案的评比结果
    评分尺度:1TO10最后考虑的方案C.D.B.
    招聘具有技术知识的客户服务人员
    8(1.6)10(2.0)3(1.5)8(0.8)5.9
    A.
    训练客户服务人员
    衡量标准
    权数
    20%
    客户服务人员提供从客户提供简单一线服务至技术服务,需要时支援的热线才请技术支援
    .
    E.
    要求技术支援优先解决客户服务问题
    8(1.6)10(2.0)4(2.0)5(5.0)6.1
    执行的易度
    成功的可能性
    7(1.4)8(1.6)7(3.5)8(0.6)7.3
    6(1.2)7(1.4)7(3.5)7(0.7)6.8
    5(1.0)7(1.4)5(2.5)6(0.6)5.5
    20%
    方案的有效性可能遇到的阻力总计得分
    50%
    10%100%
    
    选择最佳方案
    要点
    ?当所有的竞争方案的总分计算出来之后,最佳方案可从最高得分者中选出
    ?此时还需要考虑的是:选出来的‘最佳’方案是否真的确实可行
    胜利归于最高得分者
    
    解决问题模式
    意识到问题的存在
    执行决策与评估
    确定与定义问题
    拟订行动计划
    寻找可能解决方案选择最佳方案
    
    解决问题六步模式
    拟订行动计划步骤
    5.落实方案的行动计划
    步骤要点
    深思熟虑的行动行动计划事项人员时间
    要能成功的落实选择方案必须考虑的各种点如有关的人员,开始/结束的日期,估计需要的时间及成本等等
    
    需要回答的基本问题
    What需要做什么?How如何进行?When在什么时候做?Who由谁来做?Where在何处进行?Why为什么要做?
    
    拟订执行方案的两个重要部分
    2个步骤:
    A.将方案的执行工作分段
    B.准备应变计划
    
    将执行计划分段进行要点
    ?有关负责人员?计划的开始与结束日期?受到计划影响的人员如何具体执行有关方案需要何种资源所需的资讯??需要分享的结果(相关的活动之间)?
    
    YWY公司的行动计划
    行动计划工作/活动项目
    呈交解决方案与行动计划书给公司管理层审批.
    修改(若有需要)及最后敲定行动计划
    有关负责人员/小组
    Ron为主要负责人其余成员参与
    Ron
    开始日期
    4/20
    结束估计时间成本日期(时)
    4/2116$480
    4/22
    4/23
    2
    $60
    第一个方案培训客户服务人员
    设计调查表以客户服务人员为对象以测定其现在的技术水平及差距
    Renald与Michiyo(由人事部提供必要的支援)
    5/3
    5/15
    30
    $900
    
    YWY公司的行动计划(续)
    行动计划(续)工作/活动有关负责开始项目人员/小组日期
    ?以技术支援人员为对象,确定客户最长遇到的问题
    结束估计时间日期(时)
    成本
    Jose
    与
    Cynthia
    5/3
    5/15
    20
    $600
    训练与测试
    人事部与供应商
    6/18
    6/26
    10
    $300
    总计
    342到382
    $12,260到$15,860
    
    执行计划的考虑点
    时间表里程碑工作分段人力资源状况物质资源要求及供应者所需技能及培训财务预算对现有物流及服务流程的影响?沟通计划?可能遇到的阻力及克服方法?在控制程序,说明书,工作标准,工作准则等方面需要进行的修改?需要保留的档案及资料?需要获得的支持?需要进行的检讨/考核?需要进行的控制
    
    准备应变计划
    要点可用的方法
    ?可能遇到的机会与威胁?
    行动
    ?如何处理这些机会
    或威胁?
    ?那些事前工作可以避免可能发生的问题?
    你会如何你会如何
    
    YWY公司的应变计划
    设计调查表
    研究问题
    准备问题
    测试问题
    可能碰到的问题?
    没有资料来源
    没有类似研究
    缺乏需要的技巧
    不够时间
    没有测试样本群
    不够时间
    等.等.
    参考书籍
    聘请咨询公司
    等等.
    
    可能问题分析
    列出希望达到的各个目的考虑各种可能出现的障碍及问题尝试了解这些可能出现的问题的本质评估各可能问题所带来的风险找寻促成这些问题的可能导因估计这些导因可能发生的机率寻找避免这些导因发生的方法拟定发生最坏状况时的应变计划
    
    解决问题模式
    意识到问题的存在
    执行决策与评估
    确定与定义问题
    拟订行动计划
    寻找可能解决方案选择最佳方案
    
    解决问题六步模式
    执行方案与评估结果步骤6.执行与评估决策方案
    步骤要点偶发时件?应变行动计划事件人员时间建立进程追踪系统检查计划执行状况保证达到预期的目的
    
    执行与评估执行方案的三个重要部分
    3个步骤:
    A.收集行动计划进展的资料
    B.必要时实施应变计划
    C.考核结果
    
    收集资料以追踪行动计划的绩效
    要点可以采取的方法
    通过建立侦测系统
    以检查行动计划是否成功落实方案以及确定各阶段目标是否如期达成.
    面谈
    资料/数据
    
    实施应变计划
    要点可能采用的方法
    在追踪行动计划的执行时,
    若发现异常情况,就必须实行应变计划以保证原来目标不会偏离。工作
    DesignTestProofReviseDeliver
    行动计划
    人员
    JohnJohnGayleMaryGayle
    日期
    8/249/69/1710/811/1
    促进力目前状况
    阻力
    力场分析图
    
    考核结果
    要点可采用方法
    ?是否达到期望的状况?
    ?达到的结果是否稳定化?脑力激荡法
    问题定义